Documenttype onafhankelijk
OpenIMS Document Management Server kan nagenoeg alle soorten bestandsformaten verwerken en die via een webbrowser benaderbaar maken. Hierbij valt te denken aan:

·         Alle Microsoft formaten (Word, Excel, PowerPoint) e.a..

·         AutoCad formaten.

·         OpenOffice formaten.

·         Adobe PDF, Illustrator e.a. formaten.

·         Diverse grafische formaten zoals jpg, jpeg, tiff, gif, bmp, psp, mic,en vele anderen.

·         Verder zie Platform.

 

Documenten kunnen met één klik vanuit een webbrowser worden gestart, zie onderstaande afbeelding.

 

 

Een belangrijke functionaliteit van het systeem is dat een gebruiker geen speciale handelingen hoeft te verrichten om een document te kunnen openen of op te slaan. Klik op een bepaald bestand, de daaraan gekoppelde applicatie wordt automatisch gestart en OpenIMS regelt de rest. U kunt direct aan de slag.

 

Versie beheer

Ongelimiteerd versie beheer voor documenten. Als in een document een verandering wordt aangebracht wordt er een nieuwe versie van het bestand gecreëerd. Dit geldt ook voor de meta-informatie. Uiteraard is dit aanpasbaar aan de wensen van de opdrachtgever.

Een gebruiker kan op eenvoudige wijze zien wie, wanneer, wat heeft gewijzigd. Een vorige versie in concept (read-only) openen en bekijken en indien gewenst een bepaalde wijziging terugdraaien (=versie terugzetten) indien deze daar de rechten toe heeft. Onderstaand figuur geeft een indruk van de historie van een bepaalde pagina. Duidelijk is te zien dat er van meerdere versies is bijgehouden wat er door wie op een bepaald tijdstip is gewijzigd.

 

 

Template management

OpenIMS Document Management Server heeft uitgebreide mogelijkheden voor template beheer. Hiermee kunnen vele standaard documenten (templates) worden ontwikkeld die ervoor zorgen dat medewerkers altijd met dezelfde lay-out van bepaalde documenten werken. Denk bijvoorbeeld aan een faxbericht, een offerte, een persbericht, een memo, notulen, bestelbonnen en dergelijke. Ook bestaande templates die in uw organisatie worden gebruikt kunnen eenvoudig worden ingezet binnen OpenIMS.

 

Wizard management

Standaardhandelingen kunnen middels een wizard worden geautomatiseerd. Zo kan een project georiënteerde organisatie met behulp van een wizard een nieuwe project (folder) structuur op basis van bijvoorbeeld ITIL, inclusief alle benodigde documenten, met één druk op de knop aanmaken. Een wizard kan ook worden gebruikt om gegevens uit andere systemen (zoals Baan, Oracle, SAP, ed.) te ontsluiten en te verwerken binnen documenten (metadata).

 

Worklfow management

Aan de hand van workflow profielen kan een beheerder vastleggen op welke wijze een document door een organisatie moet worden afgehandeld. Er kan op folder of document niveau worden vastgelegd hoe moet worden omgegaan met de document stroom. OpenIMS Document Management Server kan worden ingezet voor het beheren van documenten, cases en dossiers. Klik hier om meer te weten te komen rond Workflow management.

 

Metadata integratie in documenten, tekeningen (AutoCAD) en dergelijke

Op één centrale plaats kunnen project of klantgegevens worden vastgelegd; bijvoorbeeld in de metadata van een document. OpenIMS DMS beschikt over diverse mogelijkheden om deze gegevens vervolgens ook in een document onder te brengen; denk aan de auteur, het versie en/of revisienummer van het document. U kunt deze functionaliteit bijvoorbeeld inzetten voor het generen van standaard brieven en contracten of voor het vullen van een title block van een AutoCAD tekening. Zie afbeelding hiernaast.

 

Projecten beheer

De projecten interface van OpenIMS biedt een organisatie een centrale ingang om per project alle documenten en documentstructuren vast te leggen. Dit betekent dat alle documentatie en informatie op één centrale plek kan worden geregistreerd en ontsloten voor alle projectleden. De projectleden hebben alleen toegang tot die project(en) informatie waartoe zij geautoriseerd zijn. Zie afbeelding hieronder. Na afronding kan een project worden gearchiveerd binnen OpenIMS. Hierdoor wordt de kennis die binnen het project is opgebouwd op een centrale plek vastgelegd en blijft deze informatie  beschikbaar en te doorzoeken middels de centrale zoekmachine. Daarnaast kunnen bepaalde project documenten worden hergebruikt zodat uw organisatie gebruik kan maken van de ervaring die is opgedaan uit een vorig project.

 

Abonneren op document (subscriptie)

Een gebruiker kan aangeven of deze een e-mail notificatie wil ontvangen op het moment dat een bepaald document wordt gewijzigd. De gebruiker kan dit per document vastleggen.

 

Afhandeling binnen gekomen documenten (post / faxen / contracten)

Naast het beheren van documenten kan OpenIMS ook worden ingezet voor het beheren van binnengekomen post. Nadat een medewerker de stukken heeft gescand, kan deze, middels OCR omzetting naar PDF “image on tekst”,  full tekst worden doorzocht. Na plaatsing ontvangt de medewerker waaraan het stuk is toegewezen een e-mail notificatie voor afhandeling.

 

Zoekfaciliteiten

Alle documenten die beschikbaar zijn in het Document Management Systeem zijn te raadplegen via de ingebouwde zoekmachine. Deze werkt instantaan. Dat wil zeggen dat direct na publicatie (binnen 1 seconde) de volledige inhoud van het document voor de zoekmachine bekend is zonder dat dat performance (indexeren) kost. Een enorm voordeel ten opzichte van de meeste traditionele zoekmachines.

De zoekmachine beschikt ook over een rapportage functie die het mogelijk maakt standaard zoekopdrachten vast te leggen en te bewaren. Deze rapporten kunnen eenvoudig aan de favorieten van uw webbrowser worden toegevoegd zodat u ten alle tijden deze rapporten kan starten en inzien.

 

Publicatie van documenten

De documenten kunnen beschikbaar worden gesteld op uw inter-, intra of extranet, worden opgeslagen in een ander Document Management Systeem, of met een e-mail worden verstuurd. U kunt hierbij denken aan protocollen, project documenten, product handleidingen. Alle documenten binnen OpenIMS beschikken over een eigen url. Deze url kan vervolgens worden vastgelegd in een CRM, ERP of andere relationele database applicatie. Het grote voordeel is dat er altijd een url (hyperink) naar de laatst gepubliceerde versie van het document (bijvoorbeeld een projectplan) wijst. In de praktijk ondersteunen de meeste systemen het vastleggen van een url (hyperlink).

 

Replicatie en synchronisatie

Als uw organisatie meerdere vestigingen heeft (ook internationaal) krijgt u te maken met de problemen rondom bandbreedte en beschikbare netwerk infrastructuur. OpenIMS heeft hier vanaf de grondvesten (architectuur) rekening mee gehouden. Dit betekent dat u een OpenIMS systeem in iedere vestiging kan plaatsen en dat OpenIMS voor onderlinge (configureerbare) synchronisatie zorgt. Op één vestiging back-ups maken is voldoende om alle in OpenIMS opgeslagen bedrijfsgegevens veilig te stellen.

 

Voor meer informatie vul het aanvraag formulier in.